Adónde va realmente el tiempo y cuánto cuesta.
Toda institución cultural conoce dos tipos de trabajo. El primero es el trabajo para el que existe: curar, investigar, involucrar comunidades, preservar el patrimonio. El segundo es el trabajo necesario para mantener la institución en funcionamiento: coordinar, documentar, perseguir, informar, archivar. Los seis flujos de trabajo que aparecen a continuación son donde el segundo tipo de trabajo más frecuentemente supera al primero.
Estas son las fuentes más comunes de sobrecarga administrativa en instituciones culturales. Haga clic en cada una para ver adónde va el tiempo.
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Cada una de estas seis áreas parece manejable por sí sola. Una solicitud de préstamo aquí, un informe de subvención allá. Pero no existen de forma aislada: se acumulan en todo el equipo. El registrador que persigue una aprobación de préstamo no está haciendo trabajo de metadatos. La directora que escribe un informe para el financiador no está haciendo planificación estratégica. La coordinadora que actualiza la base de datos de activos no está involucrando a la comunidad.
El costo no es solo tiempo. Es la erosión lenta del enfoque en la misión: el desplazamiento gradual de hacer el trabajo hacia gestionar el trabajo. Y como sucede de forma gradual, rara vez es visible hasta que alguien se detiene a medirlo.
Las cifras son estimaciones del sector basadas en entrevistas con profesionales y análisis de flujos de trabajo. Los resultados varían según la institución.
Esto es un préstamo, en una institución, una vez. Multiplíquelo por cada préstamo, cada ciclo de subvención, cada aprobación y por cada miembro del equipo. La pregunta ya no es si esto es un problema. Es cuánto cuesta.
La sobrecarga administrativa no es solo un problema de motivación. Tiene costos financieros directos: tiempo del personal invertido en tareas que no hacen avanzar la misión. La mayoría de las instituciones nunca ha calculado esta cifra. Comencemos con una estimación.
Las investigaciones del Nesta programa Digital Culture y encuestas del sector sugieren que las instituciones culturales gastan en promedio alrededor del 30 % de sus presupuestos de salarios en tareas de naturaleza principalmente administrativa: coordinación, elaboración de informes, cumplimiento normativo y gestión de datos.[1] Para un equipo de 10 personas con un salario combinado de 400.000 €, eso equivale a 120.000 € al año de tiempo de misión absorbido por gastos generales.
La media del sector es del 30 %. La cifra real de cada institución depende del tamaño del equipo, los flujos de trabajo y cómo se gestionan actualmente. Utilice la calculadora de abajo para obtener una cifra específica para su contexto.
El 30 % del presupuesto de salarios destinado a gastos generales merece una conversación con la junta directiva. La cuestión es si lo enmarca como un problema o como una oportunidad, y si tiene un plan.
La frustración es real y medible. Nombrar estos flujos de trabajo y ponerles un número es el primer paso hacia el cambio, en lugar de simplemente esforzarse más alrededor de ellos.
Nombrar un problema es el primer paso para resolverlo. Ahora tiene el lenguaje y los números.
[1] Nesta — Digital Culture Report, 2023
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